06 Apr

Wie nutzen wir JIRA, um Übersichten bezüglich der Story-Vorbereitung zu schaffen?

In unserem Bereich „E-Commerce, Innovation & Plattform“ arbeiten viele cross-funktionale Teams für die Backlog-Planung mit Jira. Rund um die Story-Vorbereitung stellen wir uns dabei immer wieder folgende Fragen:

  • Welche Stories werden im Estimation besprochen?
  • Sind die nächsten Sprints fertig vorbereitet?
  • Wie stehen wir insgesamt in der Vorbereitung?

In den letzten Jahren habe ich mit unterschiedlichen Teams bei OTTO verschiedene Varianten in JIRA ausprobiert. Wie diese Fragen am einfachsten für uns beantwortet werden können und möchte diese gerne mit Euch teilen. Für die Screenshots habe ich ein Dummy-Projekt verwendet. Wundert Euch daher nicht über die sinnlosen Namen der Stories und Epics.

Welche Stories werden im Estimation besprochen?

Viele Teams unseres Bereiches sind bei Beantwortung dieser Frage bei dem Muster gelandet, die entsprechenden Stories mit einem Stichwort „Estimation“ zu versehen. So kann man sich in einem Dashboard leicht ein Gadget hinzufügen, in dem nur die Stories angezeigt werden, welche mit dem Stichwort „Estimation“ versehen sind (siehe dazu auch https://confluence.atlassian.com/jira064/adding-the-filter-results-gadget-720416922.html).

Beispiel für Filterabfrage:

project = "Hello World" AND labels in (Estimation, estimation) AND status != closed ORDER BY Rank DESC

Da wir im Estimation nicht immer Zeit haben, alle Stories durchzusprechen, haben wir die Filteransicht um das Feld „Sprint“ erweitert und sortieren danach. So besprechen wir die Stories als erstes, welche als nächstes implementiert werden würden. Eigentlich müsste JIRA uns diese Sortierung über die Filterabfrage mit dem Zusatz „order by rank desc“ schon abgenommen haben. Das hat aber nicht immer funktioniert. Vielleicht hat ja jemand von Euch noch einen Tipp dazu.

Ergebnis:

Im Grooming stellen wir uns auch manchmal die Frage, ob eine Story schon in den Sprint geschoben werden kann, oder dort noch etwas passieren muss. Hier hilft es uns in der Backlog-Übersicht die Stichworte mit anzuzeigen. So sehen wir direkt in der Übersicht, welche Stories für das Estimation vorgesehen sind.

Felder in der Backlogübersicht hinzufügen:

 

Backlogübersicht mit zusätzlich gepflegten Feldern:

Nachteil dieser Lösung ist natürlich, dass man das Stichwort „Estimation“ bei jeder Story pflegen muss. Stories für ein Estimation zu markieren, hat in dieser Form immer sehr gut funktioniert. Wir hatten in einigen Teams Probleme die Stichworte nach einem Estimation zu entfernen. In meinem jetzigen Team gibt es nun eine Person, welche im Estimation-Termin bei durchgesprochenen Stories das Stichwort gleich entfernt.

 

Wie beantwortet ihr Euch die Frage nach den für das Estimation anstehenden Stories? Kürzlich bin ich in der Atlassian Doku über das Flaggen von Stories gestolpert. Nutzt jemand von Euch diesen Mechanismus?

https://confluence.atlassian.com/agile/jira-agile-user-s-guide/working-with-issues/flagging-an-issue

 

Sind die nächsten Sprints fertig vorbereitet?

Einer weiteren Frage, welcher ich bisher in jedem Team begegnet bin: Wie stehen wir eigentlich so in der Vorbereitung von Stories? Ist für den nächsten Sprint alles fertig?

 

Sehr hilfreich finde ich hier die Arbeit mit einem angepassten Workflow in Jira:

https://confluence.atlassian.com/jira064/configuring-workflow-720412524.html

 

In meinem jetzigen Team nutzen wir zur Story-Vorbereitung die Zustände „open“, „in discovery“ und „ready for development“.

  • „open“ – die Story wurde angelegt und hat schon mal einen Titel und Infos, die wir sofort dazu wussten, ansonsten ist noch nichts passiert
  • „in discovery“ – wir beschäfitgen uns über das Anlegen hinaus mit dem Inhalt der Story, tragen Screens und Infos zusammen, kümmern uns um Storysplitting, führen Estimations durch, usw.
  • „ready for development“ – die Story wurde mindestens einmal im Estimation vorgestellt und es gibt keine offenen Fragen mehr, welche vor Start der Implementierung zu klären wären

 

Im Backlog färben wir die Storykarten je nach Status ein:

In der Story-Vorbereitung ist folglich unser Ziel die Stories „grün“ zu bekommen. In der Backlog-Sicht haben wir damit einen schnellen Überblick, bei welchen Stories noch etwas zu tun ist:

Im Sprint 2 ist bei Story 15 noch etwas zu tun. Sie ist noch nicht grün. Die Story hat auch schon das Stichwort „Estimation“. Sehr wahrscheinlich sind daher alle offenen Fragen geklärt und sie kann im Estimation final besprochen und dann auf „ready for development“ gesetzt werden. Die Stories 13 und 14 im Backlog sind noch grau. Diese wurden also angelegt, aber mehr ist dort an Arbeit nicht reingeflossen.

 

In einem anderen Projekt hatten wir als Team leider keine Möglichkeit den Standard-Workflow von JIRA anzupassen. Solltet ihr auch in dieser misslichen Situation sein, könnte ein Umweg über Stichworte helfen. Stories, welche „ready for development“ waren, haben wir mit dem Stichwort „sprintready“ versehen und dieses im Backlog mitangezeigt.

 

Wie stehen wir insgesamt in der Vorbereitung?

In meinem jetzigen Team haben wir im Schnitt an die zwanzig Stories im Sprints. Die Backlog-Sicht wird dann schon sehr lang und eine Übersicht auf einem Blick fehlt. Daher haben wir uns als weitere Ansicht auf unserem Dashboard ein weiteres Gadget eingefügt, die zweidimensionale Filterstatistik (https://confluence.atlassian.com/jira061/jira-user-s-guide/customizing-the-dashboard/adding-the-two-dimensional-filter-statistics-gadget)

Für die x-Achse verwenden wir den Status und die y-Achse den Sprint. Der zugehörige Filter könnte wie folgt aussehen:

project = "Hello World" AND issuetype in (Story) AND Sprint in (futureSprints())

Ergebnis:

So sehen wir sehr kompakt, wieviel für die nächsten Sprints fertig vorbereitet ist und bekommen eine Idee, was an Arbeit in der Vorbereitung noch anstehen kann (Status „offen“ vs „in discovery“).

 

Welche Funktionen von JIRA nutzt ihr, um bezüglich der nächsten Sprints eine gute Sicht zu bekommen? Welche Fragen stellt ihr Euch ansonsten hinsichtlich der Story-Vorbereitung?

Über Feedback würde ich mich sehr freuen (Lächeln)

Stefanie Schönebein

Senior Projektleiter bei Otto Gmbh und Co KG
Als Senior Projektleiter im Bereich E-Commerce, Innovation & Plattform verantwortet Stefanie Schönebein die fachliche Führung eines interdisziplinär besetzten Teams, welches für die Weiterentwicklung der iOS und Android App zuständig ist.

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